Zapytanie Ofertowe 2025
ZAPYTANIE OFERTOWE
z dnia 30 stycznia 2025 r.
Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn. „Wspieranie rehabilitacji zawodowej
i społecznej dorosłych osób autystycznych w Domu Dziennego Pobytu „Mały Książę” w Kędzierzynie - Koźlu” współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie Al. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON”. Projekt realizowany jest w ramach konkursu: „Sięgamy po sukces” (konkurs 1/2021)
DANE ZAMAWIAJĄCEGO:
Stowarzyszenie Rodzin i Przyjaciół Autystów „Mały Książę” w Kędzierzynie-Koźlu, ul. Piastowska, 47-200 Kędzierzyn- Koźle, NIP 7492061642,
REGON 160288445
Telefon: +48 607 111 280
E-mail: stowarzyszenie.rodzin@gmail.com
Rodzaj Zamawiającego: Stowarzyszenie
Status organizacji pożytku publicznego – tak
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA I DODATKOWE INFORMACJE:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn. „Wspieranie rehabilitacji zawodowej i społecznej dorosłych osób autystycznych w Domu Dziennego Pobytu „Mały Książę” w Kędzierzynie - Koźlu”, realizowanego w ramach art. 36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Zakres audytu obejmuje okres trwania projektu, tj. 01 kwiecień 2024 r. do 31 styczeń 2025 r.
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
Informacje o projekcie:
Celem projektu jest zwiększenie samodzielności osób niepełnosprawnych poprzez rozwijanie i utrwalanie umiejętności niezbędnych do samodzielnego życia, pobudzanie do aktywności i działania, nabywanie umiejętności funkcjonowania w grupie społecznej, rehabilitację w tym zakresie.
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000089/08/D z dnia 22 czerwca 2022 r.; Aneks nr 1 z dnia 22 grudnia 2022 r.; Aneks nr 2 z dnia 26 maja 2023 r.; Aneks nr 3 z dnia 2 maja 2024 r.
Okres realizacji projektu: 01.04.2022 r. – 31.03.2025 r. – Audytowi podlega trzeci okres rozliczenia finansowego na kwotę 684 171,08 zł, w tym wartość dofinansowania przez PFRON 677 315,53 zł, wartość wkładu własnego 6 855,55 zł.
Okres, który ma zostać objęty audytem: 01.04.2024 r. – 31.01.2025 r.
WYTYCZNE DOTYCZĄCE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO:
Do niniejszego zapytania ofertowego załączono oficjalne wytyczne dotyczące przeprowadzenia audytu zewnętrznego.
Zakres zamówienia obejmuje:
1) Przeprowadzenie audytu i przygotowanie raportu z audytu zgodnie z wytycznymi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, zamieszczonymi na stronie:
oraz zgodnie z innymi obowiązującymi przepisami i zasadami w tym zakresie.
W sytuacji zmian wprowadzonych do w/w wytycznych , związanych z wymaganiami audytu, w czasie pomiędzy wyborem wykonawcy audytu a realizacją zamówienia, Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia audytu zgodnie z wymogami obowiązującymi w dniu rozpoczęcia audytu.
2) Przygotowanie trzech egzemplarzy papierowych Raportu z audytu oraz przekazanie go zamawiającemu w formie elektronicznej.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania.
TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu pomiędzy 1 marca 2025 r.
a 27 marca 2025 r.
WARUNKI JAKIE MUSI SPEŁNIAĆ WYKONAWCA ZAMÓWIENIA:
Wykonawcą może być podmiot, który posiada niezbędne doświadczenie oraz dysponuje osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu (zgodnie z wytycznymi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych dotyczącymi audytu zewnętrznego jw.)
RAPORT/SPRAWOZDANIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO:
Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu zgodnie z załączonymi wytycznymi.
Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
WYBÓR AUDYTORA:
Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do realizacji usługi.
Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w/w w zakresie rozumie się:
- dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
- posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
- posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
- posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
- skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
- wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
- wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
- potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności:
-
posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub
w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej; - jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
- w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu;
-
osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego
z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); -
jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca
w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby; - jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności;
- poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt.
Oświadczenie odnośnie bezstronności audytora powinno stanowić integralną część oferty składanej dokumentacji z wyboru audytora.
KRYTERIA OCENY OFERT
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: cena ofertowa i doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego.
Cena ofertowa winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.
- Informacja na temat wag procentowych przypisanych do kryteriów oceny ofert oraz sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium:
Kryterium cena- waga 60 %
Kryterium doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego- waga 40 %
Punkty będą wyliczone w oparciu o wzór matematyczny:
C = [(C min / C oferty) x 60]
gdzie:
C – ilość punktów przyznanych danej ofercie w kryterium „Cena”.
C min – najniższa całkowita cena brutto
C oferty – cena całkowita brutto z badanej oferty.
D = [(D oferty / D max) x 40]
gdzie:
D – ilość punktów przyznanych danej ofercie w kryterium „Doświadczenie”.
D max – najdłuższy okres świadczenia usług audytu ze złożonych ofert.
D oferty – okres doświadczenia z badanej oferty.
Łączna ilość punktów P = (C + D) możliwa do uzyskania wynosi 100 (1 pkt = 1 %) dla jednej oferty.
W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje dwa kryteria: „najniższa cena„ i „doświadczenie” . Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawią taki sam wynik oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.
Zamawiający zawrze z Wykonawcą stosowną umowę.
SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY, TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERT:
- Oferta powinna być podpisana przez osobę (osoby)upoważnione do wystąpienia w imieniu Wykonawcy.
- W ofercie winna być podana cena brutto za przeprowadzenie audytu.
- Do oferty należy dołączyć niezbędne załączniki.
- Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
- Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając „Formularz Ofertowy” stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim.
- Wykonawca składa oświadczenie o bezstronności i niezależności stanowiący załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
- Ofertę należy złożyć w zamkniętej nieprzezroczystej kopercie.
- Na kopercie umieścić nazwę i adres WYKONAWCY oraz adres Stowarzyszenia, którego audyt zewnętrzny dotyczy, tj. Stowarzyszenie Rodzin i Przyjaciół Autystów „Mały Książę” w Kędzierzynie-Koźlu, ul. Piastowska 19, 47-200 Kędzierzyn- Koźle. Kopertę oznakować napisem „ Oferta na przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego - 2024 „ .
- Istnieje możliwość przesłania ofert poprzez e-mail na adres: stowarzyszenie.rodzin@gmail.com , jednakże oryginały muszą zostać przesłane na adres Stowarzyszenia jw. do końca terminu składania ofert (liczy się data stempla pocztowego).
- Ofertę należy złożyć do dnia 10 lutego 2025 r. do godz. 15:00 w siedzibie Stowarzyszenia jw.
- Oferty zostaną rozpatrzone w dniu 11.02.2025 r., oferenci zostaną poinformowani pisemnie o podjętej decyzji do dnia 12.02.2025 r.
Osoby upoważnione do kontaktów:
Barbara Wawrzynowicz - koordynator projektu; tel. 607 111 280
Załączniki:
1. Formularz ofertowy,
2. Oświadczenie o bezstronności i niezależności,
3. Wykaz osób wykonujących zamówienie,
4. Wykaz usług.
Barbara Wawrzynowicz
Prezes Stowarzyszenia
Beata Dziembowska
Wiceprezes Stowarzyszenia